Il reparto dedicato ai prodotti surgelati rappresenta una delle aree più strategiche all’interno di un supermercato, di un minimarket o di un negozio specializzato nel settore alimentare.
Negli ultimi anni il consumo di alimenti congelati è cresciuto grazie all’ampliamento dell’offerta, all’attenzione verso la riduzione degli sprechi e alla disponibilità di prodotti sempre più diversificati.
Per questo motivo non è sufficiente installare alcune isole refrigerate e riempirle di confezioni.
Un reparto ben organizzato nasce da un progetto che considera contemporaneamente il comportamento dei clienti, la gestione delle scorte, la frequenza di rifornimento, la disposizione delle referenze, la facilità di pulizia e le esigenze operative del personale.
Ogni scelta, dalla posizione delle isole alla disposizione dei prodotti, può influenzare sia l’efficienza del punto vendita sia l’esperienza di acquisto.
Il Reparto Surgelati Non è Solo un’Area di Conservazione
Molti considerano il reparto surgelati esclusivamente come uno spazio destinato alla conservazione degli alimenti.
In realtà svolge contemporaneamente diverse funzioni.
Deve garantire:
- la corretta conservazione dei prodotti;
- una presentazione ordinata delle referenze;
- un accesso semplice per il cliente;
- operazioni rapide di rifornimento;
- una gestione efficiente delle scorte;
- facilità di controllo da parte degli operatori;
- integrazione con il percorso di acquisto.
Quando uno di questi aspetti viene trascurato, possono aumentare i tempi di lavoro, diminuire la visibilità dei prodotti e peggiorare l’esperienza del cliente.
Analizzare il Comportamento dei Clienti Prima di Modificare il Layout
Prima di riprogettare il reparto è utile osservare il comportamento reale dei clienti.
Non tutti i punti vendita presentano le stesse dinamiche.
Alcuni supermercati registrano una forte vendita di prodotti pronti.
Altri concentrano gran parte delle vendite su verdure, pizze, gelati o prodotti ittici.
Osservare il reparto permette di individuare:
- quali zone vengono visitate maggiormente;
- dove il cliente si sofferma più a lungo;
- quali referenze vengono prelevate più frequentemente;
- quali prodotti rimangono spesso invenduti;
- quali aree risultano meno visibili;
- eventuali punti di congestione.
Le modifiche al layout dovrebbero sempre partire da dati reali e non esclusivamente da valutazioni estetiche.
Organizzare le Referenze per Categoria
Una suddivisione chiara facilita sia il cliente sia il personale addetto al rifornimento.
Le principali categorie possono comprendere:
- verdure;
- pesce;
- carne;
- pizze;
- piatti pronti;
- pasta fresca congelata;
- prodotti da forno;
- dessert;
- gelati;
- specialità internazionali;
- alimenti senza glutine;
- prodotti vegetali.
Una classificazione coerente permette al cliente di orientarsi rapidamente senza dover esaminare l’intero reparto.
Ordinare i Prodotti Anche per Livello di Rotazione
All’interno della stessa categoria è utile distinguere i prodotti secondo la frequenza di vendita.
Le referenze ad alta rotazione dovrebbero occupare le posizioni più facilmente accessibili.
I prodotti acquistati meno frequentemente possono essere collocati in aree secondarie senza compromettere la fruibilità complessiva del reparto.
Questa organizzazione consente anche agli operatori di controllare più rapidamente le scorte e programmare i rifornimenti.
Standardizzare la Posizione delle Referenze
Cambiare continuamente la posizione dei prodotti può creare confusione sia per il personale sia per i clienti abituali.
Una disposizione stabile permette di:
- ridurre il tempo necessario per trovare un prodotto;
- semplificare il rifornimento;
- velocizzare il controllo delle referenze;
- facilitare la formazione del personale;
- migliorare la gestione delle promozioni.
Le modifiche al layout dovrebbero essere effettuate solo quando supportate da dati di vendita o da esigenze organizzative.
Il Ruolo dei Planogrammi
Molte catene della grande distribuzione utilizzano planogrammi per standardizzare la disposizione dei prodotti.
Un planogramma definisce:
- posizione delle categorie;
- spazio assegnato a ogni referenza;
- ordine delle confezioni;
- quantità esposta;
- criteri di esposizione.
Anche nei punti vendita di dimensioni ridotte è possibile adottare uno schema semplificato.
Questo facilita il rifornimento e contribuisce a mantenere il reparto ordinato nel tempo.
Gestire Correttamente la Rotazione delle Scorte
La rotazione delle scorte rappresenta una delle attività più importanti nella gestione del reparto.
Durante il rifornimento è necessario seguire le procedure operative adottate dall’attività per garantire che i prodotti già presenti vengano movimentati correttamente.
Una disposizione ordinata delle referenze rende questa operazione più semplice e riduce il rischio di errori.
Pianificare il Rifornimento
Il rifornimento non dovrebbe essere eseguito casualmente durante tutta la giornata.
È preferibile pianificare:
- fasce orarie dedicate;
- quantità da trasferire;
- percorso degli operatori;
- controllo preliminare delle referenze;
- gestione degli imballaggi;
- verifica dello spazio disponibile.
Ridurre il tempo di apertura delle attrezzature contribuisce anche a limitare gli sbalzi di temperatura.
Curare la Visibilità dei Prodotti
La funzione dell’esposizione non consiste soltanto nel riempire lo spazio disponibile.
Ogni confezione dovrebbe poter essere individuata facilmente.
Per questo motivo è utile:
- mantenere le etichette visibili;
- evitare sovrapposizioni disordinate;
- utilizzare divisori quando disponibili;
- non superare la linea massima di carico prevista dall’attrezzatura;
- eliminare rapidamente gli spazi vuoti generati dalle vendite.
Una migliore leggibilità può ridurre il tempo necessario per la scelta del prodotto e migliorare l’esperienza di acquisto.
Progettare un Layout Funzionale
Il reparto surgelati dovrebbe integrarsi con il percorso naturale seguito dai clienti all’interno del punto vendita.
La posizione delle isole refrigerate può influenzare:
- il tempo di permanenza davanti ai prodotti;
- la facilità con cui vengono individuate le diverse categorie;
- la rapidità delle operazioni di rifornimento;
- la gestione della pulizia;
- gli interventi di manutenzione.
Anche la larghezza dei corridoi rappresenta un elemento importante.
Uno spazio insufficiente può creare difficoltà durante le operazioni di acquisto, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza, mentre corridoi troppo ampi potrebbero ridurre l’efficienza dell’utilizzo della superficie commerciale.
L’obiettivo è trovare un equilibrio tra accessibilità, visibilità e funzionalità.
Facilitare il Lavoro degli Operatori
Un reparto ben organizzato non migliora soltanto l’esperienza del cliente.
Può anche ridurre il tempo necessario per numerose attività quotidiane.
Tra queste:
- controllo delle referenze;
- rifornimento;
- verifica degli spazi disponibili;
- pulizia delle attrezzature;
- controllo delle confezioni danneggiate;
- gestione delle promozioni;
- inventario.
Piccoli miglioramenti organizzativi possono tradursi in un notevole risparmio di tempo durante l’intera giornata lavorativa.
L’Importanza del Visual Merchandising
Anche il reparto surgelati beneficia dei principi del visual merchandising.
L’esposizione dovrebbe essere semplice da leggere e coerente.
È consigliabile:
- mantenere insieme le referenze appartenenti alla stessa categoria;
- evitare cambiamenti frequenti della disposizione;
- utilizzare una segnaletica chiara;
- evidenziare eventuali promozioni senza creare confusione;
- mantenere sempre ordinata la superficie espositiva.
Un reparto facilmente leggibile permette al cliente di orientarsi più rapidamente e riduce il tempo necessario per individuare il prodotto desiderato.
Monitorare le Prestazioni del Reparto
Una volta definita l’organizzazione, è utile monitorarne periodicamente l’efficacia.
Tra gli indicatori che possono essere osservati troviamo:
- andamento delle vendite;
- rotazione delle referenze;
- frequenza di rifornimento;
- presenza di spazi vuoti;
- prodotti a bassa movimentazione;
- tempi necessari per il rifornimento;
- eventuali reclami dei clienti.
L’analisi costante consente di apportare piccoli miglioramenti senza dover riprogettare completamente il reparto.
Gli Errori Più Comuni
Molti problemi organizzativi derivano da errori facilmente evitabili.
Tra i più frequenti troviamo:
- riempire eccessivamente le isole refrigerate;
- modificare continuamente la posizione delle referenze;
- non suddividere i prodotti per categoria;
- trascurare la rotazione delle scorte;
- effettuare il rifornimento negli orari di maggiore affluenza;
- non analizzare periodicamente i dati di vendita;
- non prevedere uno schema fisso per la disposizione dei prodotti.
Una gestione più organizzata consente di ridurre queste criticità e rendere il reparto più efficiente.
Conclusioni
Organizzare correttamente il reparto surgelati significa trovare il giusto equilibrio tra esigenze commerciali, conservazione degli alimenti ed efficienza operativa.
La disposizione delle referenze, la progettazione del layout, la pianificazione dei rifornimenti e l’analisi delle vendite rappresentano attività strettamente collegate.
Un reparto progettato con criteri organizzativi chiari facilita il lavoro del personale, migliora l’esperienza del cliente e contribuisce a mantenere un’esposizione ordinata durante tutta la giornata.
Più che modificare continuamente la disposizione delle isole refrigerate, è preferibile costruire un sistema stabile, semplice da gestire e facilmente aggiornabile sulla base dei risultati ottenuti.
Lo sapevi?
Molti supermercati utilizzano planogrammi per definire con precisione la posizione di ogni categoria e di ogni referenza all’interno del reparto surgelati.
Questo sistema permette di standardizzare il rifornimento, facilitare la rotazione delle scorte e mantenere un’esposizione uniforme anche quando operano addetti diversi.
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